B2B Katalog Nedir? Bayilere Özel Ürün Kataloğu Nasıl Oluşturulur?

B2B katalog; üretici, toptancı ve distribütörlerin ürünlerini tüm ziyaretçilere aynı şekilde göstermek yerine, bayi veya kurumsal müşteri bazında kontrollü olarak sunduğu dijital ürün kataloğudur.

Klasik bir ürün kataloğunda herkes aynı ürünleri ve çoğu zaman aynı bilgileri görür. B2B satışta ise durum farklıdır. Bir bayinin satın alabildiği ürünler başka bir bayiye açık olmayabilir. Aynı ürün farklı müşteri gruplarında farklı ticari koşullarla sunulabilir. Bazı ürünler yalnızca yetkili distribütörlere veya belirli müşteri hesaplarına açılabilir.

Bu nedenle iyi tasarlanmış bir B2B katalog yalnızca ürün fotoğraflarının bulunduğu dijital bir vitrin değildir. Ürün erişimi, kategori yapısı, müşteri yetkileri, fiyatlandırma, stok bilgisi ve sipariş süreci arasında bağlantı kurar.

Özellikle hâlâ bayilerine PDF katalog, Excel ürün listesi veya WhatsApp üzerinden fiyat dosyası gönderen firmalarda B2B katalog, satış operasyonunun önemli bir bölümünü dijitalleştirebilir.

B2B Katalog Nedir?

B2B katalog, işletmeden işletmeye satış yapan firmaların ürünlerini bayilerine veya kurumsal müşterilerine dijital ortamda sunmasını sağlayan katalog yapısıdır.

Temel mantığı şudur:

Ürün verisi + müşteri erişimi + ticari koşullar + sipariş akışı

Bu dört yapı birbirinden kopuk çalışmamalıdır.

Örneğin bir teknoloji distribütörünün 8.000 ürünü bulunduğunu düşünelim. Firma;

• tüm ürünlerini her bayiye göstermek istemeyebilir,

• bazı markaları yalnızca yetkili satıcılara açabilir,

• bayi gruplarına farklı ürün listeleri tanımlayabilir,

• müşterilerine farklı fiyatlar gösterebilir,

• stokta bulunmayan ürünlerin siparişe açılmasını istemeyebilir.

B2B katalog bu kuralların ürün kataloğuna uygulanmasını sağlar.

Bu yönüyle B2B katalog, normal bir e-ticaret kategorisinden veya indirilebilir PDF dosyasından farklıdır.

B2B Katalog ile PDF Ürün Kataloğu Arasındaki Fark Nedir?

PDF katalog özellikle ürün tanıtımı için hâlâ kullanılabilir. Ancak aktif şekilde bayi siparişi alan firmalar açısından temel problemi statik olmasıdır.

Bir PDF oluşturulduğu anda içindeki fiyat, stok veya ürün bilgisi değişmeye başlayabilir.

Bu nedenle asıl soru “PDF katalog kullanmalı mıyız?” değildir.

Ürünlerin yalnızca tanıtılması amaçlanıyorsa PDF yeterli olabilir. Fakat katalog bayi sipariş sürecinin bir parçası olacaksa statik dosyalar zamanla operasyonel yük oluşturmaya başlar.

B2B Katalog Neden Kullanılır?

B2B kataloğun temel amacı bayinin ürünlere ulaşmasını kolaylaştırmak değil, doğru bayinin doğru ürün verisine ulaşmasını sağlamaktır.

Toptan satış yapan işletmelerde ürün kataloğu büyüdükçe manuel yöntemlerin oluşturduğu sorunlar belirginleşir.

Bayilere sürekli güncel liste göndermek gerekmez

Yeni ürün geldiğinde veya katalogdan bir ürün çıkarıldığında yüzlerce müşteriye yeniden PDF veya Excel göndermek sürdürülebilir değildir.

Dijital katalogda ürün yönetimi merkezi yapılır.

Her müşteriye bütün ürünleri göstermek zorunda kalmazsınız

Bazı firmalarda ürün erişimi;

• bayi tipine,

• müşteri grubuna,

• distribütörlük anlaşmasına,

• satış bölgesine,

• markaya,

• ürün grubuna göre değişebilir.

B2B katalog bu ayrımı satış temsilcisinin hafızasına bırakmak yerine sistematik hale getirir.

Bayinin ürün bulma süresi kısalır

Binlerce satırlık Excel dosyasında ürün aramak yerine ürünlerin marka, kategori veya diğer ayırıcı bilgilerle düzenlenmesi sipariş hazırlığını kolaylaştırır.

Sipariş öncesindeki iletişim trafiği azalır

Toptan satış ekiplerinin sık karşılaştığı sorular şunlardır:

• “Bu ürün hâlâ var mı?”
• “Yeni model geldi mi?”
• “Bana açık olan ürün hangisi?”
• “Son kataloğu tekrar atabilir misiniz?”
• “Bu ürünün benim fiyatım nedir?”

Bu soruların önemli bölümü doğru yapılandırılmış bir bayi kataloğunda müşterinin kendi hesabından kontrol edebileceği bilgilere dönüşebilir.

B2B Katalog Nasıl Oluşturulur?

Bayilere özel ürün kataloğu oluştururken doğrudan tasarımla başlamak doğru değildir.

Önce ürün verisinin, müşteri erişiminin ve satış kurallarının nasıl çalışacağı belirlenmelidir.

1. Ana ürün verisi oluşturulmalıdır

İlk aşamada katalogda kullanılacak ürün bilgilerinin tek bir kaynaktan yönetilmesi gerekir.

Her ürün için ihtiyaç duyulan temel alanlar sektörlere göre değişse de genel yapı şu şekildedir:

Aynı ürünün farklı Excel dosyalarında farklı isimlerle tutulması, B2B katalog kurulmadan önce çözülmesi gereken bir veri problemidir.

Örneğin aynı ürün;

ABC-100

ABC 100 Siyah

ABC100/S

gibi üç farklı kayıtla bulunuyorsa katalog oluşturmak sorunu çözmez. Sadece mevcut veri karmaşasını dijital ortama taşır.

2. Kataloğu kimin görebileceği belirlenmelidir

B2B katalog tasarımındaki en kritik kararlardan biri erişim modelidir.

Temel olarak üç yaklaşım kullanılabilir.

Herkese açık katalog

Ürünler ziyaretçiler tarafından görüntülenebilir. Firma isterse fiyatları herkese gösterebilir veya yalnızca ürün tanıtımı yapabilir.

Bu model ürünlerini sektöre açık şekilde tanıtmak isteyen işletmeler için uygundur.

Giriş gerektiren kapalı katalog

Kataloğa yalnızca onaylanmış bayi veya müşteriler erişir.

Distribütörlük yapısı bulunan veya toptan fiyatlarını herkese göstermek istemeyen işletmeler için daha uygun bir modeldir.

Müşteriye özel katalog

Her müşteri hesabı yalnızca kendisine tanımlanan ürün grubunu görebilir.

Örneğin;

• A bayisi → Marka A + Marka B

• B bayisi → Marka B + Marka C

• C bayisi → yalnızca Marka C

ürünlerini görebilir.

B2B satış yapısının karmaşıklığı arttıkça müşteri bazlı katalog yaklaşımının önemi de artar.

3. Bayiye hangi ürünlerin gösterileceği belirlenmelidir

Burada katalog ile fiyatlandırmayı birbirinden ayırmak önemlidir.

Bir ürünü görebilmek ile o ürünü hangi fiyattan satın alabilmek aynı şey değildir.

Önce ürün görünürlüğü belirlenmelidir.

Bir bayi;

• tüm ürünleri,

• yalnızca belirli markaları,

• yalnızca belirli kategorileri,

• kendisine tanımlanmış ürünleri

görebilir.

Böylece satış ekibi müşterinin satın almaması gereken ürünleri her siparişte manuel olarak kontrol etmek zorunda kalmaz.

Bu yapı özellikle farklı markaların distribütörlüğünü yapan veya bayi yetkilendirmesi bulunan işletmelerde önemlidir.

Distribütör operasyonunun stok, bayi ve sipariş tarafının nasıl birlikte çalıştığını daha ayrıntılı incelemek için Distribütör Programı Nedir? Stoktan Bayi Siparişine Dijital Yönetim içeriğine göz atabilirsiniz.

4. Fiyatlandırma katalog yapısına bağlanmalıdır

Ürün görünürlüğü belirlendikten sonra fiyat katmanı devreye girer.

B2B satışta aynı ürünün bütün müşterilere aynı fiyattan sunulması zorunlu değildir.

Firma;

• müşteri grubu,

• bayi,

• ürün,

• ticari anlaşma bazında farklı fiyat politikaları uygulayabilir.

Ancak B2B katalog hazırlanırken yapılan önemli hatalardan biri, ürün kataloğu ile fiyat listesini aynı yapı olarak düşünmektir.

Katalog şu soruya cevap verir:

Müşteri hangi ürünü görebilir?

Fiyatlandırma ise şu soruya cevap verir:

Müşteri bu ürünü hangi fiyattan satın alabilir?

Müşteri bazlı fiyat yapısını detaylandırmak bu yazının kapsamı dışındadır. Konunun fiyatlandırma tarafını Toptan Satışta Müşteriye Özel Fiyatlandırma Nasıl Yapılır? içeriğinde ayrıca ele alıyoruz.

5. Stok bilgisinin nasıl gösterileceğine karar verilmelidir

B2B katalog oluştururken yalnızca ürün ve fiyat üzerinde durmak yeterli değildir.

Bayinin sipariş kararı açısından ürünün tedarik durumu da önemlidir.

İşletmeye göre farklı modeller uygulanabilir:

• gerçek stok adedini gösterme,

• yalnızca “stokta var” bilgisini gösterme,

• kritik seviyenin altında ürünü siparişe kapatma,

• stokta olmayan ürünü katalogda göstermeye devam etme,

• stokta olmayan ürünü tamamen gizleme.

Doğru yaklaşım işletmenin satış ve tedarik modeline göre belirlenmelidir.

Örneğin sipariş üzerine ürün tedarik eden bir distribütörde stokta olmayan ürünün katalogdan tamamen kaldırılması doğru olmayabilir.

Buna karşılık yalnızca mevcut depo stoğundan hızlı sevkiyat yapan bir toptancı için stokta olmayan ürünün siparişe açılması operasyon problemi oluşturabilir.

Birden fazla depo kullanılıyorsa ürün kataloğunun arkasındaki stok yapısı daha da önem kazanır. Bu konuyu Çoklu Depo Yönetimi Nedir? içeriğinde ayrıca inceleyebilirsiniz.

6. Kategori yapısı bayi sipariş davranışına göre hazırlanmalıdır

B2B kataloglarda kategori yapısını yalnızca SEO veya görsel düzen açısından düşünmek doğru değildir.

Temel amaç, satın alma yapan kişinin ürünü mümkün olduğunca hızlı bulmasıdır.

Örneğin optik sektöründeki bir katalog;

Güneş Gözlüğü → Marka → Koleksiyon

şeklinde ilerleyebilir.

Teknoloji dağıtımında ise;

Telefon Aksesuarları → Kablo → USB-C

şeklinde bir yapı daha anlamlı olabilir.

Bir ürünün hangi kategori altında bulunması gerektiğine karar verirken satış ekibinin değil, bayinin ürünü nasıl aradığı dikkate alınmalıdır.

Binlerce ürün bulunan kataloglarda ayrıca ürün kodu, marka ve ürün adıyla hızlı arama yapılabilmesi önem kazanır.

7. Katalog sipariş akışına bağlanmalıdır

B2B katalog ile normal dijital katalog arasındaki en önemli ayrımlardan biri burada ortaya çıkar.

Bayi ürünü bulduktan sonra ne yapacak?

Eğer süreç şu şekilde ilerliyorsa:

1. Katalogdan ürünü bul,

2. ürün kodunu kopyala,

3. WhatsApp aç,

4. satış temsilcisine gönder,

5. fiyat teyit et,

6. stok sor,

7. sipariş oluşturulmasını bekle, ürünler dijitalleşmiş olsa bile satış süreci henüz tam olarak dijitalleşmemiştir.

Daha bütünleşik yapıda ise bayi; giriş yapar → kendisine açık kataloğu görür → ürünleri seçer → siparişini oluşturur.

Siparişin sonraki operasyonu ayrı bir konudur. B2B sipariş yönetiminin tamamını B2B Bayi Sipariş Sistemi Nedir? Toptan Satışta Nasıl Kullanılır? sayfasında ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

B2B Katalog ile Bayi Portalı Aynı Şey mi?

Hayır.

B2B katalog, bayi portalının içinde bulunabilecek temel yapılardan biridir.

B2B katalog: Ürünlerin hangi müşteriye nasıl gösterileceğini yönetir.

Bayi portalı: Bayinin firma ile yürüttüğü dijital işlemleri gerçekleştirdiği daha geniş müşteri alanıdır.

Bir bayi portalında ürün kataloğuna ek olarak sipariş oluşturma ve işletmenin sunduğu diğer müşteri işlemleri bulunabilir.

Bu nedenle “B2B katalog” ve “bayi portalı” ifadelerini tamamen aynı anlamda kullanmak doğru değildir.

Katalog, ürün sunum ve erişim katmanıdır. Portal ise müşterinin sisteme giriş yaptığı çalışma alanıdır.

B2B Katalogda Hangi Bilgiler Bulunmalı?

Her ürüne bütün bilgileri doldurmak iyi katalog anlamına gelmez.

Bayinin satın alma kararında ihtiyaç duyduğu bilgi sunulmalıdır.

Örneğin:

Önemli olan çok veri göstermek değil, sipariş vermek için gereken veriyi doğru göstermektir.

Örneğin satış birimi koli olan bir üründe yalnızca ürün fiyatını göstermek yeterli değildir. Bayinin fiyatın adet için mi, paket için mi, koli için mi olduğunu anlayabilmesi gerekir.

Her Bayiye Aynı Katalog Gösterilmeli mi?

Hayır.

Bayi ağı bulunan firmaların önemli bir bölümünde müşterilerin tamamı aynı ticari statüye sahip değildir.

Örneğin firma;

• ana bayi,

• alt bayi,

• kurumsal müşteri,

• bölgesel distribütör,

• proje müşterisi gibi farklı müşteri tipleriyle çalışabilir.

Bu durumda tek katalog kullanmak yönetimi kolaylaştırıyor gibi görünse de satış kurallarını manuel kontrollere bağımlı hale getirebilir.

Daha sağlıklı yaklaşım, ürün erişim politikasını önceden belirlemektir.

Basit karar tablosu

Bu ayrım katalog kurulmadan önce yapılmalıdır. Aksi halde ürün sayısı ve müşteri ağı büyüdükçe manuel istisnalar çoğalır.

B2B Katalog Kimler İçin Gereklidir?

Her işletmenin kapalı B2B kataloğa ihtiyacı yoktur.

Ancak aşağıdaki durumlardan birkaçını yaşıyorsanız dijital bayi kataloğu ciddi şekilde değerlendirilmelidir:

Toptancılar

Yüksek sayıda ürünle çalışan ve aynı ürünleri düzenli olarak bayi ağına satan firmalarda ürün bulma ve sipariş oluşturma sürecini kolaylaştırır.

Distribütörler

Belirli markaların veya ürün gruplarının yalnızca yetkili müşterilere açılması gereken yapılarda ürün erişimini daha kontrollü hale getirir.

Üreticiler

Doğrudan tüketici yerine bayi ağı üzerinden satış yapan üreticiler, ürün portföylerini bayilerine merkezi katalog üzerinden sunabilir.

İthalatçılar

Sık değişen ürün çeşitliliği ve yeni ürün girişlerinde sürekli katalog dosyası hazırlamak yerine güncel ürün listesini tek yapıdan yönetebilir.

Bayi ağı bulunan markalar

Farklı bayi tiplerine farklı ürünlerin veya ticari koşulların sunulduğu yapılarda katalog yönetiminin müşteri erişimiyle birlikte çalışması önem kazanır.

PDF ve Excel'den B2B Kataloğa Geçmeniz Gerektiğini Gösteren 7 İşaret

Aşağıdaki sorunlar düzenli olarak yaşanıyorsa mevcut katalog süreci büyüyen satış operasyonunu taşımakta zorlanıyor olabilir:

1. Bayilere sürekli “güncel fiyat listesi” gönderiyorsunuz.

2. Eski Excel veya PDF dosyaları kullanılmaya devam ediyor.

3. Bayiler sık sık stok soruyor.

4. Satış temsilcileri ürün kodlarını elle siparişe aktarıyor.

5. Farklı bayilere farklı ürün listeleri gönderiyorsunuz.

6. Bayinin hangi ürünü satın almaya yetkili olduğu manuel kontrol ediliyor.

7. Katalog ile stok, fiyat ve sipariş sistemi birbirinden bağımsız çalışıyor.

Burada sorun PDF'nin kendisi değildir.

Asıl sorun satış operasyonunun kritik verilerini statik dosyalar üzerinden yönetmeye çalışmaktır.

B2B Katalog Oluştururken Yapılan Hatalar

Kataloğu yalnızca güzel görünmesi gereken bir vitrin olarak tasarlamak

B2B müşterinin amacı çoğu zaman uzun süre ürün incelemek değil, ihtiyacı olan ürünü hızla bulup satın almaktır.

Bu nedenle görsel tasarım kadar ürün kodu, kategori, arama ve sipariş kolaylığı da önemlidir.

Her bayiye aynı ürünleri göstermek

Firma içinde ürün erişim kuralları bulunuyorsa bunların dijital kataloğa yansıtılmaması satış ekibinin sürekli manuel kontrol yapmasına neden olur.

Ürün ve fiyat yetkisini birbirine karıştırmak

Bir müşterinin ürünü görmesi, herkesle aynı fiyattan satın alacağı anlamına gelmez.

Katalog erişimi ile fiyatlandırma ayrı kurallar olarak tasarlanmalıdır.

Stoktan bağımsız katalog kullanmak

Katalogda bulunan ürünlerin gerçek operasyonla bağlantısının bulunmaması sürekli stok teyidi ihtiyacını doğurur.

Ürün kodlarını standartlaştırmamak

B2B alıcılar özellikle tekrar siparişlerinde ürün kodlarını aktif kullanabilir. Değişken veya hatalı stok kodları katalog kullanımını zorlaştırır.

Sipariş adımını düşünmemek

Dijital katalog hazırlayıp siparişi yine WhatsApp ve Excel üzerinden almak, sürecin yalnızca ilk bölümünü dijitalleştirir.

B2B Katalog Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bir B2B katalog veya bayi portalı değerlendirilirken yalnızca “ürün eklenebiliyor mu?” sorusu yeterli değildir.

Aşağıdaki sorular daha belirleyicidir:

• Katalog herkese açık mı, kapalı mı çalışabiliyor?

• Belirli müşterilere farklı ürünler gösterilebiliyor mu?

• Müşteri bazlı fiyat yapısıyla çalışabiliyor mu?

• Ürün bilgileri merkezi stok yapısından mı geliyor?

• Bayi kendi hesabıyla giriş yapabiliyor mu?

• Katalogdan doğrudan sipariş oluşturabiliyor mu?

• Çoklu depo kullanan işletmelerin stok yapısıyla uyumlu mu?

• Yeni ürün eklendiğinde ayrı katalog dosyaları oluşturmak gerekiyor mu?

• Katalog, sipariş ve cari süreçleri aynı veri yapısıyla çalışabiliyor mu?

Özellikle son madde önemlidir.

B2B kataloğun ayrı bir web sitesi, stokların ayrı bir program, cari hesapların başka bir sistem ve siparişlerin Excel olması işletmeye yeni bir dijital araç kazandırabilir; ancak veri parçalanmasını tamamen çözmez.

Optopanel'de B2B Katalog Nasıl Çalışır?

Optopanel Toptan'da B2B katalog, toptan satış operasyonunun diğer süreçlerinden bağımsız bir ürün vitrini olarak ele alınmaz.

Sistem içerisinde cari bazlı kapalı B2B katalog yapısı kullanılabilir. Seçilen müşterilere özel katalog ve fiyat tanımlanabilir; müşteri kullanıcısı kendi portalından ürünleri görüntüleyerek sipariş oluşturabilir.

Bu yapı stok, cari hesap, sipariş, çoklu depo ve satış süreçlerinin aynı sistem içerisinde yönetilmesiyle birlikte çalışır.

Örneğin toptan satış yapan bir işletme;

1. ürünlerini sistemde yönetir,

2. müşterisini cari hesabıyla tanımlar,

3. müşterinin erişeceği B2B katalog yapısını belirler,

4. müşteriye uygun ürün ve fiyat erişimini sağlar,

5. bayi kendi portalına giriş yapar,

6. kendisine açık ürünleri görüntüler,

7. siparişini portal üzerinden oluşturur.

Böylece bayi sipariş süreci güncel olmayan Excel listeleri veya sürekli yeniden gönderilen PDF kataloglara bağımlı kalmaz.

Optopanel'in stok, cari, çoklu depo ve B2B sipariş süreçlerini birlikte nasıl yönettiğini görmek için Optopanel Toptan ve Distribütör Yazılımı sayfasını inceleyebilirsiniz.

Toptan işletmelerde kullanılan sistemin genel kapsamını karşılaştırmak isterseniz Toptan Satış Programı Nedir? içeriği de stok, cari, depo ve sipariş tarafını daha geniş açıdan ele almaktadır.

B2B Katalog Bir Ürün Listesinden Fazlasıdır

B2B katalog, ürün fotoğraflarını ve fiyatları internete taşıyan basit bir dijital broşür olarak düşünülmemelidir.

Doğru kurulan yapıda katalog;

hangi müşterinin hangi ürünü göreceğini, hangi ürün verisine ulaşacağını ve ürünü gördükten sonra sipariş sürecine nasıl geçeceğini belirleyen satış altyapısının bir parçasıdır.

Özellikle bayi ağı genişleyen firmalarda sürekli PDF hazırlamak, Excel fiyat listeleri göndermek ve siparişleri telefon veya WhatsApp üzerinden toplamak belirli bir ölçeğin ardından operasyonu zorlaştırabilir.

Burada amaç satış temsilcisini ortadan kaldırmak değildir.

Amaç, satış ekibinin ürün kodu iletmek, güncel katalog göndermek ve tekrar eden stok/fiyat sorularını cevaplamak yerine satış ilişkisine ve müşteri yönetimine daha fazla zaman ayırabilmesini sağlamaktır.

Bayilerinizin yalnızca kendilerine tanımlanan ürünleri ve ticari koşulları görebildiği, katalogdan doğrudan sipariş oluşturabildiği bir yapı arıyorsanız Optopanel Toptan üzerinden B2B katalog ve bayi sipariş yapısını inceleyebilirsiniz.