Cari Hesap Nedir? Cari Takibi Nasıl Yapılır?

Cari hesap; bir işletmenin müşterileri, tedarikçileri ve ticari ilişki kurduğu diğer kişi veya firmalarla arasındaki borç, alacak, fatura, tahsilat ve ödeme hareketlerini izlediği kayıt yapısıdır. Doğru cari takibi, işletmenin kimden ne kadar alacağı olduğunu ve kime ne kadar borçlu bulunduğunu güncel olarak gösterir.

Bir müşteriye vadeli satış yapıldığında müşteriden alınacak tutar artar. Tahsilat alındığında bu tutar azalır. Tedarikçiden vadeli ürün alındığında işletmenin borcu yükselir; ödeme yapıldığında borç düşer. Cari hesap sistemi, bu hareketlerin tamamını tarih ve belge bağlantısıyla bir araya getirir.

Cari takibin yalnızca “borç ve alacak yazmak” şeklinde yürütülmesi yeterli değildir. Fatura, tahsilat, ödeme, iade, iskonto, virman, mahsup ve avans işlemlerinin aynı finansal akış içerisinde doğru hesaplanması gerekir.

Cari Hesap Nedir?

Cari hesap, işletme ile müşteri veya tedarikçi arasında gerçekleşen ticari hareketlerin toplandığı hesaptır. Her müşteri ve tedarikçi için ayrı bir cari kart açılır. Alış ve satış faturaları, tahsilatlar, ödemeler, iadeler, çekler, senetler ve diğer finansal hareketler ilgili karta işlenir.

Bir cari hesap incelendiğinde şu soruların cevabı görülmelidir:

• Müşteriden ne kadar alacak bulunuyor?

• Tedarikçiye ne kadar borç var?

• Hangi faturalar açık durumda?

• Hangi faturalara kısmi ödeme yapıldı?

• Geciken ödeme veya tahsilat var mı?

• Fazla alınan ya da fazla ödenen tutar bulunuyor mu?

• Son işlem hangi tarihte gerçekleştirildi?

• Bakiye hangi belgelerden oluşuyor?

Cari kayıt, yalnızca toplam tutarı değil, bu toplamı oluşturan işlem geçmişini de göstermelidir. Örneğin bir müşterinin 50.000 TL borcu olduğunu görmek tek başına yeterli değildir. Bu borcun hangi faturalardan oluştuğu, ne kadarının vadesinin geçtiği ve daha önce hangi tahsilatların yapıldığı da görüntülenmelidir.

Cari Hesap ile Cari Hesap Sözleşmesi Aynı Şey mi?

Günlük işletme dilinde cari hesap; müşteri ve tedarikçi hareketlerinin izlendiği finansal kayıt anlamında kullanılır. Hukuki anlamdaki cari hesap sözleşmesi ise daha özel bir kavramdır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 89. maddesine göre cari hesap sözleşmesi, tarafların karşılıklı alacaklarını tek tek talep etmek yerine hesaba kaydetmesi ve hesap dönemi sonunda oluşan net bakiyeyi istemesi esasına dayanır. Kanun, bu sözleşmenin geçerliliği için yazılı şekilde yapılmasını şart koşar.

Bu nedenle işletme yazılımında bir müşteri için “cari kart” açılması, taraflar arasında otomatik olarak Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki cari hesap sözleşmesinin kurulduğu anlamına gelmez.

Kavramların ayrımı şöyledir:

Cari Bakiye Nasıl Oluşur?

Cari bakiye, hesaba işlenen borç ve alacak hareketlerinin net sonucudur. Bakiyenin yönü, müşteriler ve tedarikçiler için farklı şekilde değerlendirilir.

Müşteri bakiyesi

Müşteriye vadeli satış yapıldığında işletmenin müşteriden alacağı artar.

Müşteriden alınacak tutar:

Açılış alacağı + vadeli satışlar + borçlandırmalar − tahsilatlar − satış iadeleri − indirimler − mahsuplar

Sonuç pozitifse müşteriden alınacak bulunur. Sonuç negatifse müşterinin işletme nezdinde avansı veya alacak bakiyesi vardır.

Tedarikçi bakiyesi

Tedarikçiden vadeli alış yapıldığında işletmenin tedarikçiye olan borcu artar.

Tedarikçiye ödenecek tutar:

Açılış borcu + vadeli alışlar + ek giderler − ödemeler − alış iadeleri − kesintiler − mahsuplar

Sonuç pozitifse tedarikçiye borç bulunur. Sonuç negatifse tedarikçiye fazla ödeme yapılmıştır veya tedarikçi adına avans oluşmuştur.

İşlemlerin bakiyeye etkisi

Buradaki en önemli kural, tek bir ticari işlemin cari bakiyeye yalnızca bir kez yansımasıdır. Satış siparişinin faturaya dönüştürülmesi sırasında hem siparişin hem faturanın ayrı ayrı borç oluşturması hatalıdır. Aynı şekilde güncellenen bir faturanın eski hareketi bırakıp yeni bir hareket daha üretmesi bakiyeyi gerçeğin dışına çıkarır.

Cari Kart Nedir?

Cari kart, ticari ilişki kurulan müşteri veya tedarikçi için oluşturulan kayıt profilidir. Faturalar, tahsilatlar, ödemeler ve diğer finansal hareketler bu profil altında toplanır.

Sağlıklı bir cari kartta şu bilgiler yer almalıdır:

• Cari kodu

• Müşteri veya tedarikçi türü

• Ticari unvan

• Yetkili kişi

• Vergi dairesi ve vergi numarası

• Telefon ve e-posta

• Fatura ve teslimat adresleri

• Çalışılan para birimi

• Vade süresi

• Açılış bakiyesi

• Bakiye tarihi

• Satış temsilcisi

• Özel fiyat veya iskonto bilgileri

• Kullanılıyorsa risk limiti

• Aktif veya pasif durumu

Cari kodların benzersiz olması gerekir. Aynı firma için kontrolsüz şekilde birden fazla kart açılması, faturaların ve tahsilatların farklı hesaplara dağılmasına yol açar.

Silinen veya pasife alınan bir cari kartın geçmiş işlemleri de korunmalıdır. Geçmiş faturası bulunan bir hesabı tamamen kaldırmak, finansal raporların ve belge bağlantılarının bozulmasına neden olur. Doğru yöntem, kartı yeni işlemlere kapatmak ve geçmiş kayıtları erişilebilir durumda tutmaktır.

Cari Takibi Nasıl Yapılır?

Doğru cari takip süreci, ilk cari kartın açılmasından dönemsel mutabakata kadar birbirini tamamlayan adımlardan oluşur.

1. Müşteri ve tedarikçi kartlarını oluşturun

Her müşteri ve tedarikçi için tekil bir cari kart açın. Aynı firmadan hem ürün alıyor hem de o firmaya satış yapıyorsanız, işlemlerin müşteri ve tedarikçi yönleri açık biçimde ayrıştırılmalıdır.

Kart açarken vergi bilgileri, iletişim bilgileri, vade süresi ve para birimi eksiksiz kaydedilmelidir.

2. Açılış bakiyesini belgeye dayalı girin

Başka bir sistemden geçiş yapılıyorsa müşterilerin ve tedarikçilerin mevcut bakiyeleri açılış hareketi olarak kaydedilir.

Açılış kaydında şu bilgiler bulunmalıdır:

• Bakiyenin tarihi

• Borç veya alacak yönü

• Tutar

• Para birimi

• Açıklama

• Dayanak ekstre veya belge

Kaynağı bilinmeyen toplu bir açılış bakiyesi, sonraki mutabakatlarda sorun çıkarır. Geçiş öncesi eski sistemdeki cari ekstreler saklanmalıdır.

3. Faturaları ilgili cari hesaba bağlayın

Satış faturası müşterinin, alış faturası tedarikçinin hesabına bağlanmalıdır. Fatura kaydedildiğinde cari hareket sistem tarafından otomatik oluşturulmalıdır.

Faturayı kaydettikten sonra aynı tutarı ayrıca manuel borç veya alacak olarak girmek çift kayıt oluşturur. Cari bakiye ile fatura toplamı arasındaki uyuşmazlıkların önemli bölümü bu hatadan kaynaklanır.

Stok, fatura ve cari hareketlerin aynı işlem üzerinden yönetilmesi gerekir. Bu bütünlük, özellikle toptan satış programı kullanan ve gün içerisinde yüksek sayıda sipariş işleyen firmalarda kritik önem taşır.

4. Tahsilat ve ödemeleri kasa veya banka hesabıyla ilişkilendirin

Müşteriden para alındığında tahsilat, tedarikçiye para gönderildiğinde ödeme kaydı oluşturulur. Her hareketin hangi kasa veya banka hesabından gerçekleştiği belirtilmelidir.

Tahsilat kaydında şu bilgiler bulunmalıdır:

• İşlem tarihi

• Cari hesap

• Tutar

• Para birimi

• Ödeme yöntemi

• Kasa veya banka hesabı

• İlgili fatura

• Belge veya açıklama

Cari bakiyeyi manuel olarak azaltmak yerine gerçek tahsilat veya ödeme hareketi kaydedilmelidir. Böylece hem cari hesap hem kasa-banka bakiyesi aynı işlemle güncellenir.

5. Kısmi ödemeleri açık faturaya dağıtın

Müşteri, bir faturanın tamamını değil bir bölümünü ödeyebilir. Bu durumda fatura tamamen kapanmamalı; ödenen tutar ve kalan tutar ayrı ayrı gösterilmelidir.

Örneğin 30.000 TL tutarındaki faturaya 12.000 TL tahsilat girildiğinde:

• Fatura tutarı: 30.000 TL

• Ödenen: 12.000 TL

• Kalan: 18.000 TL

• Durum: Kısmi ödenmiş

Sistem, kısmi ödemeyi dikkate almadan faturayı yeniden açık tutara eklerse cari bakiye gerçeğin üzerine çıkar.

6. Fazla ödemeyi yeni borç olarak kaydetmeyin

Müşterinin borcundan daha fazla ödeme yapması, yeni bir müşteri borcu oluşturmaz.

Örneğin müşterinin 10.000 TL borcu varken 12.000 TL tahsilat yapılırsa:

• 10.000 TL mevcut borcu kapatır.

• Kalan 2.000 TL müşteri avansı veya alacak bakiyesi olarak kaydedilir.

• Sonraki satışta bu tutar mahsup edilir.

Aynı kural tedarikçiye yapılan fazla ödemede de geçerlidir. Fazla ödeme, yeni alış faturasıyla eşleştirilene kadar tedarikçi avansı olarak izlenmelidir.

7. Karşılıklı alış ve satışları mahsup edin

Aynı firmayla hem alış hem satış ilişkisi bulunuyorsa karşılıklı bakiyeler kontrollü şekilde mahsup edilir.

Örnek:

• İşletme tedarikçiden 92 birim tutarında ürün aldı.

• İşletmenin tedarikçiye borcu 92 birim oldu.

• Daha sonra aynı firmaya 22 birim tutarında ürün sattı.

• Satıştan doğan 22 birim alacak, 92 birim borçtan mahsup edildi.

• Kalan borç 70 birim oldu.

• 70 birim ödeme yapıldığında bakiye sıfırlandı.

Doğru sistem, ödeme sırasında mahsup edilmiş 22 birimi yeniden avans olarak üretmez. Açık faturalar kadar önceki mahsup hareketleri de bakiye hesaplamasına dahil edilir.

8. Vadeleri ve geciken hesapları izleyin

Toplam bakiye tek başına tahsilat planı oluşturmak için yeterli değildir. Her açık faturanın vadesi takip edilmelidir.

Cari yaşlandırma raporunda bakiyeler şu aralıklarda sınıflandırılabilir:

• Vadesi gelmemiş

• 1–30 gün gecikmiş

• 31–60 gün gecikmiş

• 61–90 gün gecikmiş

• 90 günden fazla gecikmiş

Bu sınıflandırma, hangi müşterilerle önce iletişime geçileceğini ve tahsilat riskinin hangi hesaplarda yoğunlaştığını gösterir.

9. Cari ekstreyi düzenli kontrol edin

Cari hesap ekstresi; fatura, tahsilat, ödeme, iade, mahsup ve diğer hareketleri tarih sırasıyla gösterir.

Ekstrede en az şu sütunlar bulunmalıdır:

• İşlem tarihi

• Belge numarası

• İşlem türü

• Açıklama

• Borç

• Alacak

• Bakiye

• Vade

• Para birimi

• Kullanıcı

Cari bakiyesi ile faturalar, kasa kayıtları ve banka hareketleri düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.

10. Müşteri ve tedarikçilerle mutabakat yapın

Mutabakat, iki tarafın aynı tarih itibarıyla aynı bakiye üzerinde anlaşmasıdır.

Mutabakat sürecinde:

1. Dönem sonu tarihi belirlenir.

2. Cari hesap ekstresi hazırlanır.

3. Karşı tarafa iletilir.

4. Farklı görünen işlemler karşılaştırılır.

5. Eksik veya yanlış kayıtlar belge üzerinden düzeltilir.

6. Mutabık kalınan bakiye kayıt altına alınır.

Yüksek işlem hacmine sahip firmalarda aylık, daha düşük hacimli işletmelerde üç aylık mutabakat düzeni kurulmalıdır. Kritik müşteriler ve yüksek bakiyeli tedarikçiler daha sık kontrol edilmelidir.

Cari Hesap Takibi Hangi Yöntemlerle Yapılır?

Cari hesaplar defter, Excel veya işletme yönetim programı üzerinden takip edilir. Uygun yöntem, işlem hacmi ve operasyon yapısına göre belirlenir.

Defterle cari takip

Her müşteri ve tedarikçi için ayrı sayfa açılır. Tarih, açıklama, borç, alacak ve bakiye bilgileri elle yazılır.

Bu yöntem günlük işlem sayısı çok düşük işletmelerde temel kayıt ihtiyacını karşılar. Ancak belge arama, vade takibi, yaşlandırma, raporlama ve çok kullanıcılı çalışma açısından yetersizdir.

Excel ile cari takip

Excel tablosunda şu sütunlar kullanılabilir:

Excel, temel bakiye hesabı için kullanılır. Ancak fatura, stok, kasa ve banka kayıtları farklı dosyalarda tutulduğunda veriler kısa sürede birbirinden kopar. Dosyanın yanlışlıkla silinmesi, formüllerin bozulması, aynı anda farklı kişilerin düzenleme yapması ve işlem geçmişinin izlenememesi önemli risklerdir.

Programla cari takip

Cari takip programı, faturaları ve finansal hareketleri ilgili hesaba otomatik bağlar. Kullanıcı, aynı veriyi farklı dosyalara tekrar tekrar girmez.

İşlem hacmi yükseldiğinde cari hesapların; stok, fatura, kasa, banka ve depo süreçleriyle birlikte çalışması gerekir. Çoklu depo stok takibi kullanan işletmelerde hangi faturanın hangi depodan çıktığı ve bakiyeyi hangi işlemin oluşturduğu aynı kayıt zincirinde görülmelidir.

Cari Hesap Ekstresi Nedir?

Cari hesap ekstresi, belirli bir tarih aralığında müşteri veya tedarikçi hesabında gerçekleşen tüm hareketlerin dökümüdür.

Ekstre şu amaçlarla kullanılır:

• Güncel bakiyeyi doğrulamak

• Açık faturaları görmek

• Tahsilat ve ödemeleri kontrol etmek

• Kısmi ödenmiş faturaları belirlemek

• İade ve mahsup kayıtlarını incelemek

• Vadesi geçen tutarları tespit etmek

• Mutabakat yapmak

• Geçmiş işlem anlaşmazlıklarını çözmek

İyi hazırlanmış bir ekstre, yalnızca borç ve alacak sütunlarından oluşmaz. İşlemin hangi faturaya, tahsilata, ödeme fişine veya banka hareketine dayandığını da gösterir.

Cari Hesap Takibinde En Sık Yapılan Hatalar

Aynı faturanın iki kez bakiyeye yansıması

Sipariş, irsaliye ve fatura birbirinden bağımsız borç hareketleri üretmemelidir. Ticari akışta hangi belgenin finansal kayıt oluşturacağı açık biçimde tanımlanmalıdır.

Tahsilatın faturayla eşleştirilmemesi

Tahsilat yalnızca genel bakiyeye işlenirse hangi faturanın kapandığı anlaşılamaz. Açık faturalar gerçekte ödenmiş olmasına rağmen raporlarda gecikmiş görünür.

Kısmi ödemenin yok sayılması

Faturaya yapılan kısmi tahsilatın açık tutardan düşülmemesi, müşterinin borcunu olduğundan yüksek gösterir.

Mahsup edilen tutarın tekrar hesaba eklenmesi

Karşılıklı alış ve satış işlemlerinde mahsup edilen tutar, sonraki ödeme sırasında yeniden borç veya avans oluşturmamalıdır.

Fazla tahsilatın borca dönüştürülmesi

Müşterinin borcundan fazla yaptığı ödeme yeni bir borç değildir. Fazla tutar müşteri avansı olarak tutulmalıdır.

Fatura güncellemesinde yeni hareket üretilmesi

Fatura tutarı değiştirildiğinde mevcut cari hareket kontrollü şekilde güncellenmelidir. Sistem eski hareketi bırakıp ikinci bir borç kaydı oluşturmamalıdır.

Kasa ve cari hesabın ayrı güncellenmesi

Tahsilat cari hesaptan düşülüp kasaya eklenmezse finansal kayıtlar uyuşmaz. Aynı işlem, ilgili tüm hesapları birlikte güncellemelidir.

Dövizli işlemlerin tek para biriminde karıştırılması

Dövizle çalışan işletmelerde işlem para birimi, kur, yerel para karşılığı ve kur farkı ayrı alanlarda izlenmelidir. Farklı para birimleri doğrudan toplanmamalıdır.

Geçmiş hareketi bulunan hesabın silinmesi

Cari kart silindiğinde geçmiş faturaların ve ödeme kayıtlarının bağlantısı kopmamalıdır. Kullanılmayan kartlar pasife alınmalı, geçmiş veriler korunmalıdır.

Kullanıcı işlemlerinin kaydedilmemesi

Hangi kullanıcının hangi belgeyi oluşturduğu, güncellediği veya iptal ettiği kayıt altında tutulmalıdır. İşlem geçmişi bulunmayan sistemlerde hatanın kaynağını belirlemek zorlaşır.

Cari Takip Programında Hangi Özellikler Bulunmalı?

İşletme için seçilecek sistem yalnızca borç ve alacak toplamı göstermemelidir. Uçtan uca finansal akışı yönetmelidir.

Temel özellikler şunlardır:

• Müşteri ve tedarikçi kartları

• Alış ve satış faturaları

• Kısmi ödeme takibi

• Açık fatura listesi

• Kasa ve banka bağlantısı

• Tahsilat ve ödeme fişleri

• Cari hesap ekstresi

• Vade ve yaşlandırma raporu

• Avans takibi

• Mahsup ve virman işlemleri

• Satış ve alış iadeleri

• Çek ve senet kayıtları

• Dövizli işlem desteği

• Kullanıcı yetkilendirmesi

• İşlem geçmişi

• Belge güncelleme kontrolü

• Yedekleme ve veri güvenliği

• Çoklu depo bağlantısı

• Stok ve fatura entegrasyonu

• Raporlama

Satış tamamlandığında stok, fatura ve cari hesabın birbiriyle uyumlu şekilde güncellenmesi gerekir. Bu yapı hakkında ayrıntılı bilgi için otomatik stok güncelleme rehberini inceleyebilirsiniz.

Hangi İşletmeler Cari Hesap Takibi Yapmalı?

Vadeli ürün veya hizmet alan ve satan her işletmenin cari hesaplarını düzenli tutması gerekir.

Cari takibin kritik olduğu işletmeler şunlardır:

• Toptancılar

• Distribütörler

• Marketler

• Şarküteriler

• Manavlar

• Optik ürün tedarikçileri

• Telefon ve teknoloji toptancıları

• Restoran tedarikçileri

• İnşaat malzemesi satıcıları

• Teknik servisler

• Üreticiler

• E-ticaret firmaları

• Kurumsal hizmet veren işletmeler

Toptan işletmelerde aynı müşteri kısa süre içinde çok sayıda sipariş verebilir, kısmi ödeme yapabilir ve farklı depolardan ürün alabilir. Bu nedenle yalnızca toplam bakiye değil; sipariş, fatura, depo, tahsilat ve B2B hareketlerinin tamamı birlikte izlenmelidir.

Perakende işletmelerinde ise nakit satışların yanında veresiye işlemleri de bulunur. Market programı, barkodlu satış ile cari ve veresiye hareketlerini aynı operasyon içerisinde yönetmelidir.

Optopanel ile Cari Hesap Takibi

Optopanel; stok, satış, alış, fatura ve finans süreçlerini tek platform üzerinden yöneten bulut tabanlı bir işletme yönetim sistemidir.

Müşteri ve tedarikçi hesapları; satış ve alış faturaları, tahsilatlar, ödemeler, kasa-banka hareketleri ve finansal kayıtlarla bağlantılı çalışır. Böylece bir satış veya ödeme işlemi farklı dosyalara tekrar tekrar girilmez.

Optopanel’in cari yönetim yaklaşımı şu iş akışına dayanır:

Cari kart → Sipariş veya işlem → Fatura → Tahsilat ya da ödeme → Kasa/banka hareketi → Cari ekstre → Raporlama

Toptan ve distribütör işletmelerinde cari hesaplar, çoklu depo ve B2B sipariş süreçleriyle birlikte yönetilir. Müşteri sipariş verdiğinde ürün hareketi, satış belgesi ve cari bakiye aynı operasyon zinciri içerisinde izlenir.

Optopanel’in hangi sektör ve işletme modellerine uygun olduğunu öğrenmek için Optopanel kimler için uygun rehberini inceleyebilirsiniz. Platformun genel yapısı ve modülleri hakkında ayrıntılı bilgiye ise Optopanel nedir sayfasından ulaşabilirsiniz.

Doğru Cari Takibin İşletmeye Sağladığı Faydalar

Düzenli bir cari yönetim sistemi işletmeye şu katkıları sağlar:

• Gerçek alacak ve borç tutarını gösterir.

• Geciken tahsilatları erken tespit eder.

• Nakit akışının planlanmasını kolaylaştırır.

• Müşteri ve tedarikçi anlaşmazlıklarını azaltır.

• Açık ve kısmi ödenmiş faturaları ayırır.

• Fazla ödeme ve avansları korur.

• Kasa, banka ve cari kayıtlarının tutarlılığını sağlar.

• Personel kaynaklı veri giriş hatalarını azaltır.

• Dönem sonu mutabakatını hızlandırır.

• İşletmenin finansal riskini görünür hâle getirir.

Cari hesap takibi, yalnızca geçmiş işlemleri saklayan bir kayıt sistemi değildir. Hangi müşteriden ne zaman tahsilat beklendiğini, hangi tedarikçiye ne kadar ödeme yapılacağını ve işletmenin kısa vadeli nakit ihtiyacını gösteren operasyonel bir yönetim aracıdır.

Cari hesap, işletmenin ticari ilişkilerindeki borç ve alacak durumunu görünür hâle getiren temel finansal kayıt sistemidir. Ancak doğru takip yalnızca toplam bakiye yazmaktan ibaret değildir.

Faturaların, kısmi ödemelerin, tahsilatların, iadelerin, avansların, mahsupların, kasa hareketlerinin ve banka işlemlerinin aynı sistem içinde bağlantılı çalışması gerekir. Her işlem bakiyeye yalnızca bir kez yansımalı, geçmiş hareketler korunmalı ve cari ekstre düzenli olarak karşı tarafla doğrulanmalıdır.

Optopanel, cari hesap yönetimini stok, fatura, depo, kasa, banka ve satış süreçleriyle aynı platformda birleştirerek işletmenin güncel finansal durumunu tek merkezden takip etmesini sağlar.